Wie gelingt die Modernisierung eines jahrzehntealten HR-Systems, wenn Prozesse komplex, Dokumentationen lückenhaft und Anforderungen hoch sind? Als Testdienstleister tragen wir maßgeblich zum Erfolg solcher Projekte bei, indem wir im Rahmen des Qualitätssicherungsprozesses Anforderungen rekonstruieren, Kommunikationsstrukturen schaffen und eine engere Zusammenarbeit zwischen IT- und Fachabteilungen sowie Stakeholdern herbeiführen.
Im Rahmen eines strategischen Modernisierungsprojekts wurde das seit den frühen 2000er-Jahren eingesetzte, auf Oracle PeopleSoft basierende HR-System einer großen Airline grundlegend erneuert. Die technologische Basis und die Dokumentation des Altsystems entsprachen nicht mehr den aktuellen Standards, was die Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Wartbarkeit beeinträchtigte. Ziel des Projekts war es, das System zu modernisieren, den administrativen Aufwand zu reduzieren und die Effizienz zu steigern, indem ein Upgrade durchgeführt und die Applikation in eine Cloudumgebung migriert wurde.
Eine der größten Herausforderungen bestand darin, sämtliche im bestehenden HR-System abgebildeten Prozesse sowie historisch gewachsene manuelle Seitenprozesse zu identifizieren, zu dokumentieren und im neuen System abzubilden. Viele dieser Nebenprozesse waren bislang nicht oder nur unvollständig dokumentiert, was eine enge Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen, IT und externen Entwicklungspartnern erforderte. Zudem mussten die Fachnutzer trotz zeitlicher Einschränkungen intensiv in die Test- und Abnahmeprozesse eingebunden werden.
Strukturierte Anforderungsanalyse: Zu Beginn wurden Rollen- und Berechtigungskonzepte analysiert, Testnutzer konzipiert und angelegt, die Systemkonfiguration geprüft und Kommunikationsstrukturen mit allen Stakeholdern etabliert.
Testmanagement: Das Testmanagement begleitete die Anforderungsermittlung, prüfte Rollen, Rechte und Konfigurationen, entwickelte Testpläne und trug zur Durchführung umfangreicher Integrations- und Abnahmetests durch.
Kommunikation: Regelmäßige Abstimmungen mit den HR-Fachabteilungen und der IT-Entwicklung in Regelterminen (Weekly Jour Fixe und Defect Meeting) ermöglichten eine präzise Definition des Projektumfangs, Abstimmung, Transparenz und die Einleitung erforderlicher Schritte.
Fehlerbehebung: Auftretende Fehler wurden systematisch dokumentiert, analysiert und in enger Zusammenarbeit mit der internen und externen Entwicklung behoben.
Dank einer flexiblen Projektsteuerung und regelmäßiger, gezielter Abstimmungen konnten Herausforderungen wie unvollständige Dokumentationen und die begrenzte Verfügbarkeit der Fachnutzer erfolgreich bewältigt werden. Während zu Beginn des Projekts ein höherer Abstimmungsaufwand notwendig war, zahlte sich diese Investition aus: Im weiteren Verlauf reduzierte sich der Koordinationsbedarf aufgrund des sehr hohen Alignments deutlich.
Das Upgrade und der Umzug des HR-Systems in die Cloud führten zu einer signifikanten Verbesserung der Systemeffizienz, Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit. Die technische Modernisierung und die Optimierung der Entwicklungsprozesse ermöglichten einen stabilen und reibungslosen Betrieb. Ein zentraler Erfolgsfaktor war die enge Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen und IT, die eine passgenaue Umsetzung der Anforderungen und eine reibungslose Integration des neuen Systems sicherstellte.
Das Projekt zeigt, wie wichtig eine strukturierte Vorgehensweise, klare Kommunikationswege und interdisziplinäre Zusammenarbeit bei komplexen IT-Modernisierungen sind - und wie wichtig ein starkes Testmanagement ist. Die gewonnenen Erkenntnisse stärken die kundenseitigen Projektteams für zukünftige Optimierungen und bieten eine solide Grundlage für weitere Digitalisierungsinitiativen.
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